Dokumen atau arsip tentunya sangat penting bagi organisasi dan juga individu. Arti arsip berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b menyatakan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah. Kalau penyimpanannya tidak benar, kemungkinan bisa menimbulkan masalah serius. Oleh karena itu sebaiknya kita menyimpannya dengan baik. Kearsipan itu sangat penting. Jadi, kamu bisa menyewa jasa simpan arsip juga lho. Tata kelola kearsipan bisa dilakukan oleh perusahaan maupun secara individu. Penyimpanan arsip yang baik pastinya bisa membawa banyak manfaat seperti berikut ini.
Arsip sangat penting untuk berbagai persyaratan hukum
Ketika kamu berurusan dengan hukum, biasanya memerlukan kelengkapan data dan dokumen tertentu. Contohnya saja jika kamu ingin mengklaim kepemilikan tanah atau bangunan, pasti membutuhkan sertifikat tanah. Dokumen ini bisa menjadi bukti kepemilikan dan hak seseorang atas tanah atau bisa memperkuat posisi tawar menawar ketika hak atas tanah diperlukan pihak lain untuk aktivitas pembangunan. Menyimpan sertifikat tanah dengan sembarang bisa berpotensi menyebabkan kerugian, misalnya, diambil paksa, digandakan atau dipindahtangankan.
Selain sertifikat tanah, arsip dan surat perjanjian atau MoU bermaterai juga dapat membantu kamu mendapatkan hak kamu di mata hukum. Arsip ini tentunya sangat penting untuk mencegah kecurangan ketika kamu sedang bekerjasama dengan pihak lain.
Kebutuhan pribadi juga memerlukan arsip
Ketika mendaftar sekolah, mengurus asuransi, proses offering kerja, hingga proses verifikasi aplikasi, pasti membutuhkan arsip seperti akta kelahiran, KTP, atau SIM. Menyimpan arsip dengan baik akan memperlancar urusan pribadi kamu. Jangan sampai cita-cita dan plan kamu atau keluarga tertunda hanya karena kehilangan salah satu dari arsip penting tersebut.
Hemat biaya dan tenaga
Apakah kamu pernah mendengar atau mengalami kejadian kehilangan arsip penting? Kalau iya, hal yang pertama kali dilakukan adalah mengurusnya kembali. Bahkan kalau hilang harus membuat surat keterangan dulu. Nggak jarang ini lumayan memakan waktu hingga mengharuskan untuk cuti bekerja. Selain itu kamu juga memerlukan tambahan biaya lagi, misalnya untuk biaya akomodasi. Jadi, biar kamu nggak keluar uang atau tenaga banyak pastikan menyimpannya dengan rapi.
Nah, itu dia alasan kenapa kamu wajib buat menyimpan arsip dengan benar. Cara sederhana menyimpan arsip adalah dengan menyimpannya di dalam beberapa map khusus (berdasarkan kategori) misalnya, map kuning untuk arsip keluarga (Akta kelahiran, kartu keluarga, hingga sertifikat tanah. Map biru untuk arsip kantor (laporan keuangan, daftar nama pelanggan, pricelist produk, hingga lembar rahasia yang berisi strategi pemasaran), dan lain sebagainya. Namun, menyimpan arsip secara fisik rentan mengalami risiko. Misalnya bisa saja terbakar atau dimakan rayap. Jadi, solusi lainnya adalah menyimpannya di lemari besi atau secara digital (menggunakan kata sandi). Kalau mau lebih aman lagi kamu bisa menyewa jasa simpan arsip.
